기본적인 PC 사용 능력, 타이핑
컴퓨터에 대해 전문가는 아니더라도 기본적으로 타자는 어느 정도 잘 쳐야겠습니다.
타자가 익숙하지 못하면 아무래도 이메일을 보내기보다는 읽는 것에 치중하게 되기 때문에 이메일을 이용한 의사소통에 소극적인 자세가 될 수 있습니다.
내 지식을 나누고자 하는 개방적 마인드
지식을 자기 안에 가둬두길 원하는 마인드를 버립시다.
이메일로 보낸 내용도 다시 정정할 수 있다는 생각
이메일로 보낸 내용을 나중에 정정할 수 있다는 생각도 필요합니다. 하지만 이런 생각이 주가 되 버리면 곤란합니다. 앞에서 얘기한 신중한 의사소통에 방해가 되기 때문이죠. 부득이한 경우에 정정할 수 있으니 시도 자체를 포기하지 말라는 정도로 생각해야 겠습니다.
기록이 남는 것에 대한 부담감을 버리자, 말이 앞서는 일처리 습관도 바꾸자
사람은 누구나 기록이 남는 것에 대한 부담감을 가지고 있습니다. 우리는 주로 외부와 업무처리를 할 때는 문서로 처리하고 싶어 합니다. 나중에 잘잘못을 따질 일이 있을 때를 대비해 책임을 덜기 위해서죠. 하지만 회사 내부에서 업무처리를 할 때는 이런 의식이 상당히 덜한 편입니다. 이메일을 보내기보다는 전화기를 먼저 듭니다. 이메일을 보내기 보다는 가까이에 있기 때문에 말이 먼저 앞섭니다. 층이라도 다르면 모르겠는데 같은 층에서 바로 옆에 있는 사람에게 이메일 보내기가 낯 간지러울 수도 있습니다. 하지만 그렇다고 해서 대화 나 말로만 업무를 진행한다면 가끔씩이라도 펑크가 나게 마련입니다. 좀 전에도 말씀 드렸듯이 사람의 기억에는 한계가 있기 때문이죠.
뭐 지금도 그렇지만 예전에 일 잘하고 꼼꼼한 사람들이 가지고 있는 중요한 특징 중에 하나가 바로 메모하는 습관입니다. 다이어리 정리를 기가 막히게 한다던 지, 전화를 받으면 항상 바로 바로 포스트잇에 적어 잘 보이는 곳에 붙여놓는 다던지 하는 습관들일 것입니다. 기록에 의한 일처리를 습관을 들이면 기억에 의존하는 실수를 상당부분 줄일 수 있습니다.
