이메일 잘 쓰는 법 - <이메일을 이용한 의사소통 #4>

2010/04/19 - [IT & Mobile] - 이메일의 용도-<이메일을 이용한 의사소통-#1>
2010/04/19 - [IT & Mobile] - 이메일을 통한 의사소통의 장점-<이메일을 이용한 의사소통-#2>
2010/04/19 - [IT & Mobile] - 이메일 정착을 위해 필요한 문화-<이메일을 이용한 의사소통-#3>

 

제목을 보고 내용을 짐작 할 수 있도록

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우선 제목부터 신경 써야 합니다. 제목을 보고 내용을 짐작할 수 있도록 하는 것이 좋습니다.
받는 메일의 숫자가 많아 질수록 제목의 중요성은 점점 더 커집니다. 여러 개의 메일 사이에서 자신의 메일을 읽어보고 싶은 메일이 되도록 제목에 신경을 써야 합니다.

수신자와 참조자의 구분

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이메일을 업무에 사용할 때 제목만큼 중요한 것이 수신자와 참조자의 구분입니다.
수신자는 해당 업무의 수행해야 하는 사람입니다. 그리고 그 업무에 관련이 있거나 알 필요가 있는 사람이 참조가 됩니다. 저도 메일을 받으면 제일먼저 하는 일이 내가 수신자인지를 보는 일입니다. 내가 수신자가 아니라면 빠르게 읽고 보관 처리합니다. 따라서 수신과 참조를 잘 구분하여 상대방의 오해를 줄여줄 필요가 있는 것입니다. 저 사람이 왜 나를 수신자에 넣었을까 하는 고민을 하게 만들면 안된다는 것입니다. 참조에 넣어도 충분한 사람을 잘못하여 수신자에 넣으면 그 메일을 받은 사람은 아마도 이걸 왜 나한테 보냈는지를 한참을 고민을 하거나 보낸 사람에게 다시 전화로 물어보는 수고를 해야 할 것입니다.

너무 길게 쓰지 않는다.

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메일은 한 화면에 다 볼 수 있도록 쓰는 것이 좋습니다. 내용이 너무 길거나 장황하면 읽는 사람이 요점을 파악하기도 힘들어지고 메일을 보낸 사람도 상대방의 신속하고 충실한 답변을 기대하기 힘들 수도 있습니다.
메일을 보내는 사람의 대부분은 자시의 메일을 상대방이 잘 이해할 것으로 착각하는 경향이 있습니다. 하지만 메일이라는 것은 글이라는 한정된 표현수단이기 때문에 글쓴이의 의도를 파악하는데 도움이 되는 말투나 억양, 제스쳐, 표정 등이 전달되지 않는다. 따라서 편리한 의사소통 방법일 수 록 내용을 더 가다듬고 신중해야 합니다.

핵심 또는 결론은 되도록 첫 문장에

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중요한 내용이나 결론은 앞부분에 미리 밝히는 것이 좋겠습니다. 이를 두괄식 문장 전개라고도 하는데 일단 말하고자 하는 내용이나 결론을 앞부분에 배치하면 '그래서 결론이 뭔데' 라는 식의 반응은 줄일 수 있습니다.

목적이 분명한 내용만 보낼 것.

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목적이 분명한 내용만 보내는 것이 좋습니다. 목적이 불분명한 메일은 일종의 잡담이 될 수 있습니다.

감정이 실리지 않게 하자.

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감정이 실릴 가능성이 있을 때는 이메일을 보내지 않는 것이 좋습니다. 그럴 때는 오히려 대화로 푸는 것이 훨씬 바람직합니다.

그 밖에

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제가 전에 잘 하던 실수인데 첨부파일이 포함되었는지 보내기 전에 한번 더 점검하는 습관을 들여야겠습니다.

메일을 그대로 전달할때도 아무 말없이 수신된 내용만 전달하지 말고 간단하게라도 설명을 달아 메일을 받는 사람의 부담을 덜어주는 것이 좋습니다.