GTD - <Getting Things Done>

GTD에 관한 아래 글은 네이버 스마트폰 카페의 클러릭J님의 글을 그대로 인용하였습니다.

GTD는 "Getting Things Done"의 약자로, 우리말로 번역하면 "닥치는대로 끝내버리기"쯤이 되지 않을려나 싶습니다. 플랭클린 플래너가 "가치"를 발견하고, 그 가치를 통해 파생되는 목표에 맞게 "우선순위"를 세워 "큰돌" 즉 우선순위가 높은 것부터 해결해 나간다는 개념이라면.... GTD는 그 반대로 우선순위를 거의 염두해 두지 않고 현재 내가 가지고 있는 "상황"과 "조건"을 이용해서 할수 있는 대로 모조리 해결해 나가는 방식을 이야기 합니다.

사실, 각 직장에서 상위 간부급이 아니면 우선순위에 맞게 자기 일을 하기가 힘듭니다.. 우리가 하는 대부분의 일들은 상위 간부들이 세운 '우선순위'에 맞추어 진행되기 때문입니다.

예를 들자면 "고객의 불만사항을 처리하기"라는 일거리가 생겼다고 칩시다. 프랭클린 플래너를 사용하는 사람의 경우, 지금은 자기에게 중요한 일을 먼저 해야 한다면 고객의 불만사항처리를 다음에 미루게 될 것입니다.

반면 GTD 사용자라면, 지금 자기 주변에 전화기가 있나 없나를 먼저 살핍니다. 전화기가 있다면 그 즉시 전화를 걸어 고객의 불만사항을 처리해버리는 것입니다.

너무 극단적인 예라고 생각하실 지 모르지만, 저는 플랭클린 다이어리를 쓰면서 '돌발상황'에 빨리빨리 대응하지 못하는 플랭클린 플래너 시스템 때문에 고민을 많이 하게 되었습니다. 그리고... 돌발상황에 너무 몰입한 나머지, 오늘의 우선순위대로 일을 처리하지 못하여 매일 다음다음날 어제의 일거리를 '연기'상태로 다음날에 적는 일이 허다했습니다.

그럴 수록 마음은 더 비참해 지기만 하더라고요..

지금의 세상은 과거 벤자민 플랭클린이 활동하던 시기와 많이 변하엿습니다. 당시에는 '노동기반'의 사회였습니다. 신발만드는 사람은 신발을 만들면 되고, 농사짓는 사람은 농사를지으면 그만이었습니다.

하지만 지금은 '지식기반'의 사회입니다. 지식기반의 사회에서는 모든 일처리가 '관계'중심이 됩니다. 노동기반의 사회처럼 '산출물'중심이 아니라는 것입니다.

고객이 불만사항을 제기했다면? 그에 따른 산출물은 무엇입니까? 고객의 요구를 들어줍니까? 아니면 안들어 줍니까? 아니면 다른 직원에게 위임합니까? 아니면 무시합니까? 고객의 요구를 들어주기 위해 전화를 걸 것입니까? 아니면 직접 만날 겁니까? 인터넷으로 이메일을 보내는 방법도 고려해 봅니다...

현대의 일들은 '산출물'이 일정치 않으며 인간과 인간과의 '관계'는 언제나 '변수'가 작용합니다. 나비효과가 나타나는 일이 비일비재하다는 것이지요. 이런 현대에서는 GTD가 더욱 더 유리하다고 생각됩니다. 무술을 예로 들자면, 플랭클린 플래너는 고정된 기왓장을 격파하기 위해 정신통일을 하고 있는 고전무술가라 할 수 있겠고... GTD는 글러브를 끼고, 계속 움직이며 나를 기만하려고 하는 적을 향해 그때그때마다 주먹을 내지르는 현대무술가라 할 수 있겠습니다.

GTD의 골자를 이야기 하겠습니다.

1. 마음이 불안하고 찝찝한 것은 목표, 과정, 성과 가 애매모호 하기 때문이다.

내가 하고자 하는 바가 무엇인지?(목표) 어떤 수단을 사용해서 해 나갈 것인지?(과정), 대체 어느정도까지 해내어야 일을 다 완수했다고 할 것인지?(성과) 가 애매하다면... 일을 처리해놓고도 찝찝하고 불안할 것입니다. 또 다음에 무슨 일이 터질지 전전긍긍하고 말이죠... 과거 노동기반 사회였다면, 신발직공은 신발만들면 다 끝날 일이었을텐데 말입니다.

그렇기 때문에 항상 종이에 "목표" "과정" "성과"를 적고 그것을 자주 확인해야 마음이 편해진다고 합니다.

2. 마음속에 담아두면 근심거리가 되므로 종이나 전자장비 등에다 전부 옮겨 넣을 것

뇌는 일정 시간이 지나면 망각하지만 마음은 뇌가 잊어버려도 계속 그것을 신경쓰게 됩니다. 그렇기 때문에 내가 알아야 할 모든 일들은 종이나 전자장비에 입력해 두어야 마음이 편해집니다.

3. 일은, 자잘하게 나눌수록 부담이 없고 손쉽게 해결된다.

GTD에서는 일거리(stuff)와 행동(Action)을 구분합니다. 일거리란 '그 일을 처리하기 위한 구체적인 행동단계들이 세워져 있지 않은 상태'를 말합니다. 쉽게 말해서 골치아프고 짜증나는 것입니다. 행동은 일거리를 절차에 맞게 잘게 나누어 놓은 것입니다. "4시에 걸려온 고객의 요구를 처리하기"라는 막연한 일거리는 보기만 해도 짜증이 솟구쳐 올라옵니다. 결국 일을 차츰차츰 미루게 되고 나중에 그것을 만회하기 위하여 더 고생을 해야 하죠...

"고객의 불만사항이 뭔지 전화해보기"->"해결책 찾기"(모르면 상사에게 전화하기)->"해당 부서에 전화하기"->"고객에게 처리상황 전달해주기" 라고 잘게 나누면 우리에게 다가오는 부담이 크게 다르죠..

저는 학교에서 교사로 근무하고 있습니다. 이번에 학생들과 "빙상체험"을 실시한다고 햇을때... 저에겐 일단 짜증부터 몰려옵니다... 빙상체험 하나 하기 위해 얼마나 많은 일을 해야 하는지...크... 그래서 하루 이틀 일을 미루다 보면 나중에 큰코 다치죠..

GTD 방식이라면... 나는 일단 아무 종이나 펼쳐듭니다.(그래서 메모용지를 가지고 다닙니다. 이면지도 상관이 없습니다.)

마구 휘갈겨 씁니다. 본능적으로 저는 위의 빙상체험을 자잘하게 나누어 씁니다.

"안양링크장에 전화하여 학생1인당 가격 알아보기"->"oo관광에 버스대절료 알아보기"->1인당 부담금액 계산하기->빙상링크 안내장 만들기-> 안내장 결재맡기 -> 안내장 등사하기 -> 안내장 배부하기 -> 신청서 걷기 -> 스쿨뱅킹으로 돈 걷기(행정실 협조)-> 빙상체험 참가 공문 작성하기-> 공문 결재맡기-> 빙상링크 준비물 및 집합시간 알려주기 -> 빙상링크로 체험 떠나기

로 잘게 나눕니다. 그리고 이 프로젝트에 관한 리스트를 만듭니다... 그것이 GTD입니다.. 너무도 단순하고... 전혀 새로운 것이 아닙니다.

4. 상황에 맞게 일을 그때 그때 처리하라

미야모도 무사시는 적과 검을 겨눌 때, 반드시 태양을 등지고 서라고 했습니다. 그 만큼 '내가 처한 상황'을 잘 이용하는 자가 고수라는 말이지요...

사람이 일을 하다 보면 여러가지 프로젝트가 생깁니다. 한 프로젝트는 위와 같이 자잘한 행동들이 모두 모여 있습니다. 그런데 한가지 프로젝트를 처리하다 보면... 다른 프로젝트들은 다음기회로 미루어 지게 됩니다. 상황에 맞추어 일을 하면 이런 일들이 모두 해결됩니다. 전화기가 옆에 있다면 프로젝트A의 전화걸 일과 C의 전화걸 일을 그때 해결하면 되고, 인쇄실 앞을 지나갈 때면 프로젝트 B의 등사일과, 프로젝트 C의 등사일을 해결하면 되고... 결재를 기왕 맡을 거면 프로젝트 A 와 B, C를 한꺼번에 결재맡으면 됩니다.

[출처] 옴니아와 GTD#1 (스마트폰[옴니아2/아이폰/아이폰3GS/팝/M710/M8400/M7350]카페) |작성자 클러릭J