효율적인 시간의 관리
이메일을 통해 의사소통을 하면 어떻게 효율적인 시간의 관리가 가능할까요?
제일먼저 불필요한 회의가 줄어듭니다. 그만큼 자신의 업무에 집중을 할 수 가 있게 됩니다. 또 어떤 자료를 회람하는데 드는 시간이 엄청나게 줄어듭니다.
제가 볼 때 당장 이메일을 사용해 처리를 하면 좋을 만한 일이 바로 수주제품 사양서를 각 부서에 배포하는 일일 것입니다. 물론 예전에 한동안은 그룹웨어에 있는 배포 기능을 사용했었습니다.
그런데 지금은 그 기능을 사용하지 않는 것 같습니다. 왤까요? 불편하기 때문이죠. 그룹웨어에 있는 수신함은 자동으로 알려주지 않습니다. 그리고 새로운 정보가 있다고 알려주지도 않습니다. 모든 회람 업무에 이메일을 사용한다면 보내는 사람도 편하고 시간도 절약하고 안받았다고 발뺌하는 사람도 없고 좋을 것 같습니다.
또 사소한 사항 같은 것은 이메일을 이용하게 되면, 의견을 내는 사람이나 문의를 하는 사람은 일단 메일을 보내 놓고 상대의 답변을 기다리면 된다. 또한 상대의 입장에서는 내가 여유가 되는 시간에 답변을 해주면 되기 때문에 시간의 효율적인 안배가 가능하게 됩니다. 물론 상대는 꼭 답변을 해줘야겠죠?
손쉬운 공유
이메일을 이용한 의사소통의 큰 장점 중에 하나가 모든 업무에 대해서 손쉬운 공유가 가능하다는 것입니다.
메일로 의사소통 중에 이 내용은 누군가가 알아야 한다고 느끼면, 관련되는 사람을 참조에 등록만 하면 됩니다. 이 때 메일에 참조가 되는 사람은 특별한 배경 설명 없이도 지나간 메일 내용 참고로 하여 업무에 자연스럽게 참여 할 수 있습니다. 만약에 메일을 이용하지 않는 경우 참고 해야 하는 사람마다 찾아가서 일일이 설명 해주거나 귀한 시간을 쪼개 회의를 소집해서 설명을 해줘야 하겠지만, 메일을 이용하는 경우에는 대화나 회의와 비교 할때 시간적인 측면에서 많은 비용을 감소 시킬 수 있을 것입니다. 물론 “이해력”이라는 관점에서는 대화가 더 우수 하다고 생각 될 수도 있지만 그러나 이런 경우에도 메일을 보조 수단으로 이용하면 같은 이야기를 여러 번 하는 수고를 어느 정도 덜 수 있습니다.
업무의 기록
내가 과거에 어떤 이야기를 했고 무슨 일을 했는지 메일을 통해서 찾는 경우가 많습니다. 또 이메일을 사용하는 경우 굳이 업무 일지를 쓰지 않아도 자신의 업무에 대한 작업 목록(백로그) 작성용으로도 유용합니다.
“기록은 기억을 지배한다”는 말이 있습니다. 사람의 기억은 오래가지 않습니다. 저도 요새는 옛날이랑 많이 달라졌다는 것을 느끼는데 돌아서면 까먹습니다. 어쩔땐 전화를 끊고 나서 누구였지? 하는 경우도 있습니다. 이메일은 일종의 기록입니다. 기록을 하면 책임의 소재를 명확하게 가려줄 뿐 만 아니라 오해의 소지를 줄여주게 될 것입니다.
사장님께서 한 업무지시를 깜박했다고 했을 때 구두를 통한 업무지시였다면 사장님의 기억력이 희미해졌길 바라면서 변명거리라도 찾아볼텐데 이메일을 이용한 업무에서는 이런 변명이 통하지 않습니다.
신중한 의사소통
메일은 그 특징상 사용하기가 쉽지만 모든 의사소통 내용이 공유되고 기록됩니다. 그렇기 때문에 대화를 할 때보다는 메일을 쓸 때 좀더 신중해야 하는 것입니다. 그리고 항상 상대방을 배려하는 내용으로 이메일을 쓰는 것이 좋겠습니다. 글은 그 사람을 표현하는 인격이기 때문입니다. 게다가 여러 사람이 참조되어 있는 메일이라면 더욱 더 조심해야 하는 것입니다.
메일을 보내기 전에는 한번 두번 세번까지도 확인해서 오타는 없는지 수신자는 제대로 지정되어 있는지 더 참조할 사람은 없는지 보내지 말아야 할사람이 참조되어 있지는 않은지 보내기 버튼을 누르기 전에 꼭 확인하는 습관이 필요합니다.
